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A workflow can be considered as a backend flow where you can automate tasks such as adding or removing tags, set custom field variables, do external API calls.
This way the conversation you have with the subscriber will not be affected by needing to wait to apply all those actions and the experience is as smooth as possible for that end-user.
Create Workflow
To create a workflow just go to the flow overview by selecting Flows from the left-hand menu.
Then press the button + New Sub Flow
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Select the workflow flow type then give it a name. Once done press the button Create to start creating your workflow.
Once you create your flow and you end up in the flow builder you will notice that you will have access to fewer blocks than when selecting a regular or function flow.
Available blocks are:
Action
Condition
Split
Send Email
As mentioned this flow is meant to create a backend flow that you can trigger from any other flow inside your chatbot to handle system tasks like adding tags, set custom fields, but also sending emails.
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Workflow Example
Let’s take an example of how a workflow can be used.
A user signs up with an email and or phone number and you want to sync this information with your CRM platform of choice.
So soon as you grabbed the credentials from the user you can make an API call using the external request block inside of the action module.
You would also want to tag the user inside the chatbot for completing the onboarding step. After done we send an email notification to an admin that a new lead has been created to follow up on.
A workflow can then look something like this;
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If you were to incorporate this into the flow that has the actual conversation it might become an issue as the conversation could be on hold for several seconds or more to finish all these system processes. And you might lose the user as he or she thinks the conversation is done.
Trigger Workflow
It is very simple to trigger the above workflow inside of any other flow that you build.
Just insert an action block, go to advanced actions, then choose trigger workflow at the bottom
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You can then select any workflow you created. This workflow will then be processed in the backend while the conversation with the user will not be affected and continue without any delay
| Table of Contents |
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Um fluxo de trabalho pode ser considerado um fluxo de back-end onde você pode automatizar tarefas como adicionar ou remover tags, definir variáveis de campo personalizadas e fazer chamadas de API externas.
Dessa forma, a conversa que você tem com o assinante não será afetada pela necessidade de esperar para aplicar todas essas ações e a experiência será a mais tranquila possível para esse usuário final.
Criar fluxo de trabalho
Para criar um fluxo de trabalho basta acessar a visão geral do fluxo selecionando Fluxos no menu à esquerda.
Em seguida, pressione o botão + Novo Subfluxo
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Selecione o tipo de fluxo de fluxo de trabalho e dê um nome a ele. Quando terminar, pressione o botão Criar para começar a criar seu fluxo de trabalho.
Depois de criar seu fluxo e chegar ao construtor de fluxo, você notará que terá acesso a menos blocos do que ao selecionar um fluxo regular ou de função.
Os blocos disponíveis são:
Ação
Doença
Dividir
Enviar email
Conforme mencionado, este fluxo tem como objetivo criar um fluxo de back-end que você pode acionar a partir de qualquer outro fluxo dentro do seu chatbot para lidar com tarefas do sistema, como adicionar tags, definir campos personalizados, mas também enviar e-mails.
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Exemplo de fluxo de trabalho
Vejamos um exemplo de como um fluxo de trabalho pode ser usado.
Um usuário se inscreve com um e-mail e/ou número de telefone e você deseja sincronizar essas informações com a plataforma de CRM de sua escolha.
Assim que você obtiver as credenciais do usuário, poderá fazer uma chamada de API usando o bloco de solicitação externa dentro do módulo de ação.
Você também gostaria de marcar o usuário dentro do chatbot para concluir a etapa de integração. Depois de concluído, enviamos uma notificação por e-mail a um administrador informando que um novo lead foi criado para acompanhamento.
Um fluxo de trabalho pode então ser parecido com isto;
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Se você incorporar isso ao fluxo que contém a conversa real, isso poderá se tornar um problema, pois a conversa poderá ficar em espera por vários segundos ou mais para concluir todos esses processos do sistema. E você pode perder o usuário, pois ele pensa que a conversa terminou.
Acionar fluxo de trabalho
É muito simples acionar o fluxo de trabalho acima dentro de qualquer outro fluxo que você construir.
Basta inserir um bloco de ação, ir para ações avançadas e escolher o fluxo de trabalho do gatilho na parte inferior
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Você pode então selecionar qualquer fluxo de trabalho criado. Este fluxo de trabalho será então processado no backend enquanto a conversa com o usuário não será afetada e continuará sem qualquer demora.